Calendari de conservació i règim d'accés documental

De conformitat amb l’art. 7.1 del Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, tots les documents públics, independentment del suport en què es produeixen, han de ser objecte d’avaluació. S’entén per avaluació la funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne sobre la conservació o eliminació (art. 2 del Decret 13/2008, de 22 de gener). Aquesta avaluació determina si els documents són de:

• Conservació permanent.
• Destrucció parcial.
• Destrucció total amb mostreig o sense.

Aquesta avaluació, que es recull en les TAAD, ho realitza la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya, òrgan col·legiat de caràcter tècnic, adscrit al Departament de Cultura. La CNAATD proposa l’aprovació de les TAAD al Conseller de Cultura de la Generalitat de Catalunya qui les aprova en forma d’Ordres, el que implica que aquestes disposicions s’incorporen a l’ordenament jurídic. Cal tenir present que cap document públic no pot ser eliminat si no disposa de la corresponent TAAD que ho autoritzi.

Pel que fa l’accés la LTAIPBG va introduir canvis en la Llei d’arxius i gestió de documents. Aquests canvis han estat recollits, principalment, en els articles 5, 34 i 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol. Els esmentats articles, junt amb la LTAIPBG, impliquen les obligacions següents:

• Les persones tenen dret a accedir als documents públics en el termes i amb les condicions establertes per LTAIPBG i la resta de normativa que sigui aplicable (art. 34 Llei 10/2001).
• Les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives necessàries per garantir el compliment del dret d’accés, que inclou qualsevol forma o suport en què aquesta informació hagi estat elaborada o es conservi (art. 19 LTAIPBG).
• En aquest sentit, les administracions públiques han de dotar-se d’un sistema d’informació comú i interoperable que garanteixi el tractament de la documentació i compleixi la finalitat de posar-los a l’abast dels usuaris i dels ciutadans (art. 5 Llei 10/2001).

Què és el Calendari de conservació i règim d'accés documental?

El Calendari de conservació i règim d'accés documental  és un instrument que recull, de manera simplificada, els terminis de conservació, transferència i règim d'accés de cadascuna de les sèries documentals. És una eina que complementa la informació que es mostra al Quadre de classificació de l'Ajuntament de Manresa (versió actual) i que s'adjunta en format Excel i PDF al marge dret superior d'aquesta pàgina.

Aquest instrument és un extracte del conjunt de dades o data set que la Generalitat de Catalunya ha publicat al Portal de dades obertes de Catalunya i que és consultable en l'enllaç Model de Quadre de Classificació per a l'Administració Local.

La informació es presenta en una taula, indicant els valors dels terminis per a cada sèrie documental, tant pel que fa a la seva conservació i eliminació (columnes amb els títols "Disposició" i "Termini de disposició"), com del seu  règim d'accés (columnes amb el títols  "Accés" i "Termini d'accés").